Notre client, une institution financière canadienne, offre une gamme de produits financiers, notamment des prêts hypothécaires, des cartes de crédit et des prêts aux particuliers. À l'instar de nombreuses grandes organisations, elles avaient besoin d'un moyen rapide et fiable d'évaluer leur santé financière et de comparer leurs chiffres réels aux prévisions annuelles. Cependant, leur processus de déclaration était entièrement manuel, basé sur Excel et exigeant beaucoup de temps, ce qui nécessitait des efforts considérables pour consolider et valider les données financières chaque mois.

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La production de ces rapports a pris au moins une semaine et a nécessité un travail répétitif pour adapter les vues des dépenses aux différentes unités opérationnelles. Le processus était non seulement inefficace, mais aussi sujet aux erreurs, ce qui créait des risques dans la prise de décision financière.

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Pour améliorer l'efficacité et éliminer les erreurs manuelles, le client a cherché à automatiser ses rapports financiers. Ils ont exploré Alteryx, un outil d'analyse à faible code capable de transformer des processus de données complexes sans nécessiter d'expertise technique avancée. Bien qu'ils n'aient pas les compétences internes nécessaires pour développer eux-mêmes la solution, ils savaient que l'automatisation était la clé de la mise à l'échelle et de la rationalisation de leurs processus de production de rapports.

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Flux de travail manuels chronophages

Les rapports mensuels de dépenses du client étaient entièrement manuels et basés sur Excel, ce qui obligeait les analystes à consolider les données provenant de sources multiples, à les transformer dans le format approprié et à générer des rapports. Le processus était très répétitif et exigeant en main-d'œuvre, ce qui en faisait un candidat idéal pour l'automatisation, mais l'équipe interne n'avait pas les compétences techniques nécessaires pour le mettre en œuvre.

Entrées de données complexes et exigences en matière de rapports personnalisés

La déclaration des dépenses nécessitait l'intégration de plusieurs sources de données avec différents formats tout en générant des rapports personnalisés pour différentes unités opérationnelles. La complexité de la structuration et du filtrage manuels des données de chaque rapport exigeait une expertise spécialisée et un investissement de temps important chaque mois.

Besoin d'une solution évolutive et maintenable

Bien que le client ait reconnu que l'automatisation pouvait rationaliser le processus, il avait besoin d'une solution conviviale et maintenable. Le nouveau système devait être suffisamment simple pour que les utilisateurs professionnels puissent fonctionner sans compétences techniques avancées, garantissant ainsi une adoption et une évolutivité à long terme.

Pour remédier aux inefficacités dans le processus de déclaration des dépenses mensuelles, Compass Analytics a développé une solution automatisée utilisant Alteryx, intégrant des applications analytiques et des macros par lots pour créer un flux de travail évolutif et convivial.

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L'application analytique a fourni une interface simple, permettant aux utilisateurs professionnels de sélectionner les fichiers d'entrée, de préciser la période de déclaration et de lancer le processus de génération de rapports. Pour normaliser les résultats des rapports, le flux de travail Alteryx a utilisé l'outil blob pour lire un fichier modèle prédéfini, garantissant ainsi que toutes les unités opérationnelles reçoivent des rapports cohérents et structurés.

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Une fois les données sélectionnées, des étapes automatisées de nettoyage et de formatage les ont préparées en vue de la production de rapports. Pour éliminer les efforts manuels, les macros par lots ont filtré et distribué dynamiquement les rapports, segmentant les données par unité opérationnelle et extrayant les résultats dans des fichiers Excel structurés.

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La sortie finale s'est intégrée de manière transparente aux modèles Excel préconstruits, remplit automatiquement les tableaux croisés dynamiques et les filtres déroulants. Cela a permis aux utilisateurs d'examiner facilement les détails financiers à différents niveaux de l'organisation. De plus, le filtrage dynamique a permis une exploration flexible des données, garantissant ainsi aux intervenants clés l'accès à des informations personnalisées en temps réel.

La solution développée par Compass Analytics a permis à l'institution financière canadienne d'automatiser ses déclarations mensuelles de dépenses, en remplaçant un processus manuel long par un flux de travail convivial et efficace. En éliminant les inefficacités et en normalisant la production de rapports, l'entreprise a considérablement réduit le temps de production de rapports et amélioré ses capacités décisionnelles.

Automatisation transparente pour des rapports plus rapides

Le nouveau processus automatisé élimine les efforts manuels liés à la consolidation des rapports de dépenses mensuels. Auparavant, les analystes consacraient plus de 40 heures par mois à structurer manuellement les données dans Excel, ce qui est maintenant réduit à quelques minutes. Les gains de temps permettent à l'équipe des finances de se concentrer davantage sur l'analyse ponctuelle et les initiatives à plus forte valeur ajoutée.

Rapports personnalisés pour les unités opérationnelles

La solution filtre et personnalise dynamiquement les rapports en fonction des exigences spécifiques de chaque unité opérationnelle. Plutôt que de préparer manuellement des dizaines de rapports individualisés, le flux de travail automatisé garantit que chaque chef d'entreprise clé reçoit des données précises et structurées sur les dépenses de son unité, sans effort supplémentaire.

Solution conviviale et maintenable

Conçue pour faciliter l'utilisation, la solution est dotée d'une interface graphique dans laquelle les utilisateurs sélectionnent simplement les fichiers appropriés pour générer des rapports. Construit sur le cadre low-code d'Alteryx, le système ne nécessite aucune expertise technique avancée, ce qui permet à l'équipe des finances de maintenir et d'adapter facilement la solution à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent.